Kalem Servis Hizmetleri kendi bünyesinde geliştirdiği KSYS (Kalem Servis Yönetim Sistemi) programını kullanmaktadır. Satış sonrası hizmet süreçlerimizin tamamı KSYS üzerinden takip edilmektedir. KSYS, servis süreçlerinin yönetilmesi, denetlenmesi, kişi ve zaman performansların ölçülmesi için geliştirilmiş bir ERP sistemidir. İş süreçlerinde yaşadığımız deneyimlerimizi aktararak geliştirdiğimiz KSYS, kontrollü, etkin ve verimli çözümlerle donatılmıştır.
KSYS üzerinde bulunan bazı modülleri şu şekilde sıralayabiliriz;

• Arıza takip sistemi
• Ürünlerin arıza kayıtlarının detaylı bir şekilde alındığı modüldür. Bu modülde ürünlerin servise ulaşma şekilleri, zamanları, müşteri bilgileri, ürün bilgileri, arıza detayları ve aksesuar bilgileri gibi alanlar bulunmaktadır. Müşteri bilgileri sadece nihai kullanıcı olarak girilebildiği gibi, aracı bir kurum tarafından servisimize yönlendirilmesi durumunda üst cari bilgileri ile de giriş yapılabilmekte, aracı kurumun nihai müşteriye verdiği servis formu bilgileri kayıt altına alınabilmektedir. Bu modül aynı zamanda anlaşmalı firmalarımız ile entegre olarak çalışabilmekte ürün ve ürünün içeriğinde bulunan alt bileşenlerin reçete bilgilerini web üzerinden otomatik olarak çekebilmektedir.
• Onarım takip sistemi
• Onarım uzmanlarımızın kullandığı modül, ürüne yapılan müdahale bilgileri, varsa ücret bilgisi girişleri, parça değişim ekranları gibi alanlardan oluşmaktadır. Bu modüle entegre olarak çalışan yedek parça ve hizmet fiyat listesi, sipariş oluşturma, otomatik ücret onay için e-mail gönderme sistemi, ürünün dış servislere yönlendirilmesi durumunda takip modülü de bulunmaktadır.
• Müşteri bilgilendirme sistemi
• Gerek nihai tüketiciler gerekse anlaşmalı firmalarımıza eş zamanlı olarak veya müşteri talebine göre 7/24, WEB, E-MAIL ve SMS aracılığı ile ürünlerinin durumları hakkında sorgulama yapabilme hizmetini KSYS üzerinden yapabilmekteyiz.
• KSYS Messenger
• Tüm çalışanlarımız arasındaki iletişim, KSYS Messenger tarafından kayıt altında, hızlı ve etkin bir şekilde yürütülmektedir.
• Kokpit Yönetim Paneli
• Servis yönetim kadrosunun, müşterilerini, serviste olan ürünlerini ve çalışanlarını eş zamanlı olarak takip edebileceği, istediği raporları alabileceği ekranlardan oluşmaktadır.
• Sözleşme Paneli
• Anlaşmalı firmalara verilebilecek onarım süresi, onarım kalitesi vb. taahhütlerin tanımlanarak iş süreçlerinde ürüne veya müşteriye öncelik tanınabileceği bir hedef yönetim panelidir. Bu panel ayrıca anlaşmalı firmalarımızın kendi müşterilerine verebileceği satış sonrası ile ilgi taahhütlerinde tanımlarının yapılabildiği bir alandır.